Wie der Fair Trade-Pionier GEPA seine digitalen Prozesse auf das nächste Level bringt
Seit 1975 ist die GEPA Pionier und zugleich Vorreiter des Fairen Handels, sowohl für Lebensmittel wie Kaffee, Kakao, Tee, als auch Handwerksprodukte wie Wohnaccessoires vor allem aus Lateinamerika, Afrika und Asien. Aus politischem und ehrenamtlichem Engagement in Weltläden und Aktionsgruppen entstand eine weltweite Bewegung. Heute sind fair gehandelte Produkte ein fester Bestandteil des Lebensmitteleinzelhandels und selbstverständlich auch direkt im GEPA-Onlineshop zu bestellen.
Produkte mit Sinn – und Gesicht
Fair Trade ist nicht nur Teil, sondern Kern der GEPA-Unternehmensphilosophie. Damit unterscheidet sich das 100-prozentige Fair Handelsunternehmen von anderen Anbietern, die nur einen Teil ihres Sortiments fair zertifizieren lassen. Neben der Aufgabe, den Produzentenorganisationen in den Herkunftsländern faire Konditionen zu bieten, zählt zu den Hauptzielen der GEPA hier in Deutschland das Bewusstsein für Fairen Handel im alltäglichen Einkaufsverhalten zu stärken – und Welthandelsstrukturen nachhaltig durch politische Arbeit zu verändern. Das haben auch ihre Gesellschafter, ausnahmslos kirchliche Entwicklungs- und Jugendorganisationen, im Gesellschaftsvertrag festgeschrieben. Die Konsumentinnen und Konsumenten achten heute zwar viel bewusster auf die Herkunft und Herstellungsbedingungen von Produkten – zugleich gibt es gerade in Deutschland jedoch ein starkes Preisbewusstsein.
Für die GEPA ergeben sich so zwei Herausforderungen: Durch kluges Management, sehr große Flexibilität und situative Kompetenz einerseits die Einkaufsbedingungen für ihre Handelspartner im Globalen Süden fair zu halten und andererseits die vielfältigen Anforderungen des Fach- und Lebensmitteleinzelhandels zu erfüllen.
Die digitale Transformation der GEPA geht in die nächste Runde
Die GEPA hat sich in den letzten Jahren einem Wandlungs- und Modernisierungsprozess gestellt und geht nun den nächsten Schritt: in die Cloud. „Die Überführung unseres ERP-Systems in die Cloud ist eine konsequente Weiterentwicklung des seit 2015 gestarteten digitalen Wandels für die GEPA. So können nun neue Möglichkeiten und verbesserte Prozesse in der digitalen Welt genutzt werden“, sagt Joachim Hubinger, Leiter der GEPA-Abteilung IT und Organisation.
Beste Basis für die Umsetzung: Eine vertrauensvolle Partnerschaft
Unter der Führung der Dynamicon GmbH implementiert die Dynamity Group in einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit der GEPA das cloudbasierte ERP-System Microsoft Dynamics 365 Finance, Supply Chain Management und Commerce. Im Zuge eines Up-grades von Microsoft Dynamics AX 2012 wurden alle Daten, Funktionalitäten und Prozesse auf den neuesten Stand gebracht, unter Nutzung aktueller Standardfunktionen wie z. B. Landed Cost, Advanced Warehouse und OmniChannel-Auftragserfassung.
Innerhalb des Projektes wurden mehrere Teilprojekte kombiniert, wie z. B. Datenmigration, Warenwirtschaft, Logistik, Einkauf, EDI, Vertrieb, Qualitätssicherung, Stammdaten, Finanzbuchhaltung, D365CE und Schnittstellen (z. B. ELO-Integration, Magento Commerce-Anbindung, das Planungstool BOARD).
Zentraler Erfolgsfaktor waren hier zum einen die Key-Userinnen und -User aus den Fachabteilungen: Sie haben die abteilungsinternen Vorgänge bestimmt und begleitet. Zum anderen spielten die Prozessbetreuerinnen und -betreuer aus der Abteilung IT und Organisation eine wichtige Rolle hinsichtlich der abteilungsübergreifenden Prozesskoordination und deren Umsetzung. Dass zu einem solchen Projekt nicht nur Chancen, sondern auch Risiken gehören, ist dem Kaufmännischen Geschäftsführer Matthias Kroth durchaus bewusst: „Ich bin sehr froh, dass wir intern, aber auch mit den Beratern und Beraterinnen der Dynamity Group, ein starkes Projektteam hatten, sodass wir innerhalb von zehn Monaten das System einführen konnten. Jeder, der sich mit größeren Softwareprojekten beschäftigt, weiß, dass diese an anderer Stelle auch weit größere Probleme bis hin zu temporärem Stillstand von ganzen Betrieben verursacht haben.“ Umso wichtiger sind Fachkompetenz, Sorgfalt und Engagement auf beiden Seiten.